W przypadku właściwie każdego przedsiębiorstwa zachodzi konieczność zorganizowania biura. Jest to miejsce w którym pracownicy wypełniają swoje obowiązki, przyjmuje się klientów i znajduje się siedziba firmy. Musi to być zatem przestrzeń reprezentatywna i spełniać szereg wymogów. Czym się kierować podczas poszukiwań by wybrać idealne miejsce pod swoją działalność?
Oczywiście jednym z podstawowych aspektów, które bierze się pod uwagę jest cena wynajmu. Należy jednak pamiętać by podchodzić do tego z rozwagą, gdyż skorzystanie z najtańszej oferty i wylądowanie w podniszczonym budynku na obrzeżach na pewno nie będzie dobrym rozwiązaniem. Bardzo ważnym aspektem na który warto zwrócić uwagę jest lokalizacja. Jeśli profil naszej działalności wymaga przyjmowania tam klientów to zdecydowanie lepszym wyjściem będzie wybór reprezentatywnego miejsca w centrum miasta. Nie będzie to tak istotne jeśli biuro ma służyć głównie kwestiom pracowniczym, choć wciąż lepiej wybrać coś niezbyt odległego, by zapewnić wszystkim dobry dojazd.
Z tego samego względu atrakcyjne są też budynki przy których znajdzie się od razu firmowy parking. Jednym z najważniejszych punktów jest natomiast sam standard oraz metraż danej siedziby. Zależnie od tego jakiej przestrzeni potrzebujemy, należy przeanalizować możliwości aranżacyjne oraz rozmieszczenie pomieszczeń. Jeśli prowadzimy agencję reklamową czy inną firmę w której konieczne będą większe zebrania to na pewno przyda się sala konferencyjna.
Dokonując wyboru, najlepiej patrzeć zatem na wymagany przez nas metraż i ukierunkować swój wybór na placówkę, gdzie zapewnimy maksymalny komfort zarówno pracownikom, jak i potencjalnym klientom czy kontrahentom. Trzeba uwzględnić również to, że każde biuro organizuje się w inny sposób, zależnie od charakteru działalności.
Jednym najczęściej popełnianych błędów jest dokonywanie zbyt pochopnych decyzji. Dobór odpowiedniej przestrzeni biurowej jest tak istotny, że lepiej zachować cierpliwość i znaleźć naprawdę satysfakcjonującą nas ofertę, a nie wybierać pierwsze ogłoszenie, które w miarę nas zadowoli. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z usług zewnętrznej firmy specjalizującej się w biurach do wynajęcia. Będzie ona miała w swojej ofercie sprawdzone oraz atrakcyjne lokalizacje, podczas gdy w zwykłych ogłoszeniach często podawane są mylne informacje. Tego typu agencja pomoże też w znalezieniu czegoś idealnie pod kątem prowadzonej działalności.
Jeśli poszukujemy sami to na pewno trzeba weryfikować wszystkie zgłoszenia i przed podjęciem jakichkolwiek decyzji należy obejrzeć dane biuro na własne oczy, gdyż może się okazać, że będzie ono znacznie odbiegało od opisu czy zdjęć zawartych w ogłoszeniu. Z drugiej strony zdarza się również tak, że z pozoru mało atrakcyjna oferta wypadnie dużo lepiej w rzeczywistości. Na pewno za poszukiwania trzeba się jednak zabrać odpowiednio wcześnie i wtedy można dać sobie czas na znalezienie biura, która na pewno będzie odpowiadało naszym standardom oraz wymaganiom.
